Zarządzanie przez cele - praktyka
Umiejętność wyznaczania celów jest elementem związanym z wykonywaniem jednego z najważniejszych obowiązków kierowniczych, którym jest planowanie. To właśnie od planowania i wyznaczenia celów rozpoczyna się proces kierowania każdą organizacją. Jedną z metod stosowaną w planowaniu i realizacji celów jest zarządzanie przez cele (ZPC, MBO)
Zarządzanie przez cele (MBO- Management by Objectives) angażuje kierowników i podległych im pracowników w proces wyznaczania celów, tworzy warunki do poszukiwania rozwiązań i motywuje poprzez realizację okresowych ocen efektywności. Istotą tej metody jest zbudowanie środowiska pracy, w którym ludzie odczuwają satysfakcję z wykorzystania własnej wiedzy i doświadczeń oraz przejęcia odpowiedzialności za osiągane wyniki.
System MBO wnosi do środowiska pracy wiele wartości:
- pomaga w zrozumieniu przez pracowników, czego się od nich oczekuje,
- pomaga w planowaniu,
- ułatwia proces komunikacji,
- umożliwia ukierunkowanie się na cele strategiczne organizacji,
- poprzez możliwość identyfikacji konkretnych rezultatów umożliwia ich obiektywną ocenę.
Działania związane z wyznaczaniem celów wymagają poznania i wprowadzenia kilku prostych zasad umożliwiających pełne wykorzystanie potencjału metodologii zarządzania przez cele. W dalszej części opracowania przedstawiam te, które na bazie doświadczeń mogę uznać za najistotniejsze i najbardziej praktyczne.
Definicja celu w systemie zarządzania przez cele
Proces wyznaczania celów należy rozpocząć od zrozumienia i ujednolicenia znaczenia samego celu. Cel to precyzyjny opis pożądanego stanu docelowego, który chcesz osiągnąć biorąc pod uwagę określony czas oraz zasoby. W dobrze zdefiniowanym celu powinieneś uwzględnić takie czasowniki jak: poprawić, polepszyć, zwiększyć, usprawnić, zmniejszyć, zredukować. Istotne jest, aby w jasny sposób określały one poprawę istniejącego stanu, który zamierzasz osiągnąć wyznaczając cel.
Przykład:
„Podnieść wydajność o 10% w porównaniu do wyników osiągniętych na koniec ubiegłego roku …..” lub „obniżyć średni poziom kosztów stałych na wydziale o 5% w stosunku do poprzedniego okresu rozliczeniowego ……”, są celami wyraźnie opisującymi oczekiwaną poprawę. Natomiast opisy działania zawierające takie czasowniki jak wykonać, zrobić, dokończyć, przygotować są charakterystyczne dla zadań.
„Przygotować raport do dnia …. „– to przykład zadania, które należy wykonać – to, jasno określona, powtarzalna rutyna. Natomiast „skrócić średni czas przygotowania raportu o 20 minut do dnia …. „ – to cel związany z obszarem raportowania oznaczający poprawę i zmianę, której należy dokonać, aby szybciej przygotowywać raporty.
Wizja i kaskadowanie celów
Cele można określić jako bardzo ogólne i opisać je w formie tak zwanej wizji rozwoju. Wizja to cel długoterminowy – obraz firmy, sposobów jej działania, pozycji na rynku oraz tego jak chce być postrzegana przez swoich klientów lub inne grupy beneficjentów. Wizja jako cel odnosi się do marzeń i nadaje rozwojowi firmy ogólny kierunek. Wizja jako najbardziej ogólny cel określana na poziomie firmy jest kontekstem do tworzenia innych wizji - celów na poziomie działów, zespołów jak również indywidualnych pracowników. Im bardziej będziesz schodził w określaniu celów w dół organizacji, tym cele bardziej będą szczegółowe i dotyczące krótszych okresów czasu.
Określenie celu w formie inspirującej wizji będzie pierwszym krokiem nadającym kierunek celom na niższym szczeblu organizacji. To cele na niższym poziomie określą w jaki sposób osiągniesz, te z wyższego poziomu. Cele na najniższym poziomie organizacji są ostatecznie przekładane na zadania. Zadania to aktywności, które wykonują pracownicy, aby zrealizować cele swojego przełożonego. W procesie zarządzania zadania, lub inaczej aktywności stają się miarami realizacji celów. Oznacza to, że jeżeli jako menedżer odpowiedzialny za realizacje określonego celu, będziesz obserwował aktywności realizowane przez podległych pracowników, to na podstawie ilościowego lub jakościowego poziomu ich realizacji, będziesz w stanie określić, czy dany cel zostanie zrealizowany zgodnie z planem, czy też nie.
W praktyce organizacyjnej proces wyznaczania celów, na bazie celów przełożonego nosi miano kaskadowania celów. Można również posłużyć się metaforą i powiedzieć, że cele spływają w dół organizacji po szczeblach „drabiny celów”. Menedżerowie ustawieni na szczeblach drabiny, po otrzymaniu celu z góry zastanawiają się w jaki sposób mogą go zrealizować. Oznacza to, że pracują nad tym jakie cele postawić sobie, aby przyczynić się do realizacji celu nadrzędnego. Praca na „drabinie celów” jest procesem kreatywnym, angażującym menedżerów i pracowników niższych szczebli w poszukiwanie rozwiązań służących jak najlepszej realizacji celów. Taki styl pracy jest jednym z głównych założeń i zarazem korzyści wynikających z systemu zarządzania przez cele.
Określanie priorytetów
Cele są konsekwencją działania zgodnie z określoną wizją rozwoju na której zależy ci jako menedżerowi. Są uwzględnione w krótko i długoterminowych planach działania określanych jako strategia firmy i odgrywają kluczową rolę w rozwoju każdej organizacji. Bezcelowe działanie pozbawione priorytetów jest przyczyną utraty energii, braku efektywności oraz źródłem niepotrzebnych kosztów. To cele, które określisz będą podstawą do rozwoju kompetencji pracowników, ich ukierunkowania, dopasowania zasobów, wyboru stylu przywództwa i co najważniejsze określenia priorytetów. Bez jasno określonych celów trudno będzie się zdecydować na jakich działaniach się skoncentrować, co mierzyć i jakie zasoby wykorzystać.
Tworząc plany rozwoju i wyznaczając cele masz do wyboru wiele możliwości. Biorąc jako przykład obszar sprzedaży, poprawę w tym zakresie możesz uzyskać stawiając cele w zakresie rozwoju kompetencji handlowców, rozbudowy sieci sprzedażowej lub nawiązaniu współpracy z nowymi dystrybutorami itp. To, który z tych obszarów wybierzesz do określenia celów zadecyduje o tym, co pracownicy uznają za priorytet i gdzie skierują swoją energię. Przed podjęciem decyzji przemyśl, który z obszarów daje ci największe szanse na uzyskanie wymiernych wyników, gdzie włożona energia, pozwoli uzyskać jak najlepsze rezultaty. W określaniu priorytetów wykorzystaj regułę 20/80 (prawo Pareto), które mówi, że 20% działań przynosi 80% rezultatów - pamiętaj, że nie możesz zająć się wszystkim naraz - wybierz Krytyczne Czynniki Sukcesu.
Kierowanie realizacją celów
Proces wyznaczania celów jest wpisany w funkcje kierownicze związane z planowaniem. Realizacja planów wiąże się z utrzymaniem określonej dyscypliny w oparciu o kilka kluczowych działań pozwalających przenieść wyznaczone cele do rzeczywistości – co po prostu oznacza ich realizację. Załóżmy, że masz do zrealizowania określony cel, doskonale opisany zgodnie z modelem SMART i chcesz zadbać o jego realizację.
W pierwszym kroku powinieneś przygotować plany związane z realizacją tego celu. Plany służą dystrybucji odpowiedzialności za realizacje twojego celu i mogą być przekazane do różnych jednostek, na niższych szczeblach organizacji. Jeżeli np. twój cel jest związany z obniżką kosztów którą chcesz uzyskać na poziomie 10%, w swoich planach możesz rozdzielić tę wartość i przekazać ją do osób (obszarów), przejmującym częściową odpowiedzialność za wypracowanie oszczędności. Ostatecznie wyniki pracy z tych obszarów zsumują się na twój cel. W procesie tworzenia planów związanych z realizacją celu należy pamiętać o ich precyzji i uwzględnieniu terminów realizacji poszczególnych etapów działań. Posługując się znaną metaforą, można powiedzieć, że twój cel to „Słoń”, którego chcesz zjeść, natomiast plan pozwoli podzielić tego słonia na kawałki możliwe do przełknięcia dla innych osób uczestniczących w uczcie.
Tak więc wynikiem procesu planowania jest określenie kluczowych zadań, które po przekazaniu do określonych osób pozwolą na osiągniecie twojego celu. Te zadania, czy inaczej mówiąc aktywności staną się miarami realizacji twojego celu, a co za tym idzie przedmiotem monitoringu oraz kontroli. Kontrola jest kolejnym elementem przygotowującym ciebie i zespół do procesu decyzyjnego. W procesie kontroli dokonujesz porównania planów z poziomem ich wykonania. Odnosisz się przy tym do poszczególnych etapów realizacji celów. Jeżeli realizacja twojego celu wymaga np. 6–ciu miesięcy, w planach dotyczących realizacji tego celu powinieneś uwzględnić np. comiesięczne lub częstsze terminy w których dokonasz kontroli poziomu realizacji zadań.
Proces kontroli ma pokazać istotne różnice w tym co zostało zaplanowane w porównaniu do tego co zostało wykonane. Różnice, które zidentyfikujesz mogą być na (+) – co świadczy o tym, że zrobione więcej niż było oczekiwane, na (-) – co oznacza brak realizacji oczekiwań. Mogą też pokazać poziom realizacji zgodny z oczekiwaniami. W sytuacji kiedy przeprowadzona kontrola wykaże niekorzystne odstępstwa od planów będziesz musiał podjąć odpowiednie działania korygujące polegające na rozpoznaniu i rozwiązaniu problemu stanowiącego przyczynę odchyleń jak również podjęciu decyzji dotyczącej korekt w planie działania.
SZKOLENIA | Zarządzanie przez cele (MBO)
