Jak rekrutować "agentów"

Napisane przez Tomasz Krzemiński.

Przygotowanie dobrego planu i strategii, to nie wszystko czego firmy potrzebują do realizacji zmian. Kluczowym czynnikiem sukcesu jest zbudowanie zespołu „agentów zmian” (ang. Change Agents), którzy przeprowadzą organizację przez proces transformacji. Organizacje, które nie zdecydują się w zmianach na zbudowanie zespołu wspierającego ten proces podejmują ryzyko osłabienia wewnętrznych relacji i poziomu współpracy. Zmiana może nie być doprowadzona do końca, a jej efekty nie satysfakcjonujące. W skrajnych przypadkach bariera zmiany powoduje, że firmy wycofują się z niej i porzucają szansę na rozwój.

Agencji zmian

Agenci zmian to osoby, które potrafią poruszać się w organizacji budując relacje i pokonując jej podziały funkcjonalne. To liderzy nastawieni na współpracę, którzy na czas swojej misji są w części odsunięci od swoich codziennych obowiązków i mocno skoncentrowani się na prowadzeniu zmian. Ich czas - przynajmniej w połowie - jest poświęcony na odwiedzanie miejsc objętych zmianami, ocenie i monitorowaniu postępów oraz wspieraniu menedżerów i ich zespołów.

Rekrutacja

Biorąc pod uwagę rolę jaka pełnią „agenci”, powinni to być entuzjaści potrafiący zbudować wizję tego do czego dąży organizacja. Żeby zaangażować się w proces zmian „agenci” muszą wyraźnie zobaczyć korzyści w rozwoju swojej kariery wynikające z pełnienia nowej roli. Dla tych osób nowa rola to także zmiana, która wymaga od nich przynajmniej czasowego odejścia od pełnionych rutynowo obowiązków. W takiej sytuacji może pojawić się obawa, czy okresowe odejście do innych zadań umożliwi ponowny powrót i nie wpłynie niekorzystanie na dotychczasową pozycje i rozwój kariery. Dlatego, każda organizacja myśląca o rozwoju zespołów wspierających zmiany powinna rozwinąć system planowania i rozwoju kariery dla osób wchodzących czasowo w nowe role oferując korzyści związane z nabyciem nowych kompetencji.

Dobrym wskaźnikiem tego, czy dana osoba może pełnić role agenta zmian jest reakcja innych na przedstawioną kandydaturę. Osoby w zespole agentów powinny cieszyć się uznaniem oraz zaufaniem. Poza zdolnościami do analitycznego myślenia oraz planowania, „agenci zmian” powinni być wyposażeni w bogaty wachlarz umiejętności interpersonalnych. To umiejętność budowania relacji w wielu sytuacjach może być czynnikiem decydującym o sukcesie. Kluczowe cechy agenta zmian, to empatia, zdolności komunikacyjne, wytrwałość oraz umiejętność postępowania w sytuacjach konfliktowych. Przy doborze kandydatów trzeba zwrócić uwagę na odpowiedni dobór kompetencji i umiejętności, doświadczenia i przebojowości w taki sposób , aby zespół wzajemnie się uzupełniał i miał szanse na wymianę wiedzy. Możliwość rozwoju niewątpliwie będzie znaczącym czynnikiem w utrzymaniu wysokiej motywacji takiego zespołu.

Wsparcie

Kolejny ważny element budowania zespołu „agentów zmian”, to wsparcie kadry menedżerskiej integrujące działania zespołu z pracą osób zaangażowanych w zmiany. Doświadczenia pokazują, że rozwiązania poparte przez menedżerów liniowych są częściej akceptowane przez pracowników, niż te które pochodzą tylko od zespołu zajmującego się zmianami. „Agenci zmian” spędzają ponad połowę swojego czasu podczas pracy z pracownikami gdzie poprzez odpowiednia komunikacje muszą zbudować zaangażowanie bez którego wprowadzenie zmiany będzie bardzo trudne. Menedżerowie obszarów objętych zmianami powinni być w aktywny sposób zaangażowani w pracę zespołów, poprzez uczestnictwo w sesjach rozwiązywania problemów, gdzie będą panować warunki do otwartej komunikacji, budowania relacji pomiędzy „agentami zmian" i pracownikami.

Role

Zespół „agentów zmian” powinien być starannie przygotowany pod kątem ról jakie będą pełnić. Organizacje podchodzą do określania ról bardzo indywidualnie, co jest uzależnione od wielkości zespołu oraz przyjętej taktyki działania. Do najpowszechniej określanych należą takie role jak:

• Team Bridger – odpowiedzialny za komunikację i budowanie relacji pomiędzy współpracującymi zespołami oraz interesariuszami
• Kontroler – odpowiadający za przygotowywanie bieżących planów zmian, kontrolę ich wykonania oraz raportowanie
• Lider – pełniący rolą motywujące dla zespołu agentów oraz stanowiący ogniwo łączące z głównymi sponsorami oraz interesariuszami.
• Koordynator - odpowiedzialny za wdrażanie wypracowanych rozwiązań,
• Ekspert – dysponujący bogatą wiedzą i doświadczeniem niezbędnym przy rozwiązywaniu trudnych problemów,
• Coach – odpowiedzialny za szkolenie osób zaangażowanych w zmiany w zakresie nowych umiejętności i procesów.

To jaka będzie struktura zespołu, zarówno od strony pełnionych ról jak również samej liczebności zespołu zależy w głównej mierze od charakteru zmian oraz kultury organizacyjnej. W organizacjach o braku dobrych praktyk w zakresie współpracy miedzyzespołowej punkt ciężkości może leżeć po stronie Team Bridger’a, natomiast w organizacjach o niskim poziomie odpowiedzialności za powierzone zadania kluczową rolę mogą odegrać coachowie oraz kontrolerzy.

Kompetencje agentów zmian

Jaka jest najważniejsza umiejętność „agenta zmian”? Trudno wybrać jedną najważniejszą, ale z pewnością zrozumienie procesu zarządzania zmianami jest tym, z czym powinien „zaprzyjaźnić” się każdy z członków zespołu „agentów zmian”. Zanim ktoś przejmie tę role, albo wyznaczy kogoś do jej pełnienia ważne jest aby zadał kilka pytań, które pomogą ocenić potencjał i predyspozycje kandydata.

• Czy rozumie organizację – kto ma władzę w nieformalnej sieci, gdzie mogą pojawić się bariery?
• Czy mówi językiem organizacji i zna jej kulturę?
• Czy rozumie wewnętrzne sposoby załatwiania spraw w sposób nieformalny?
• Czy jest przyjacielski i przyjazny dla swoich kolegów ?
• Czy wierzy, że zmiany zwykle przynoszą więcej korzyści niż start?
• Czy aktywnie szuka sposobów do poprawienia swojej pracy?
• Czy nie posiada wcześniejsze doświadczenia we wprowadzaniu zmian?
• Czy jego zobowiązania nie ograniczają jego energii i czasu, potrzebnego w zmianach?
• Czy czuje się niepewnie występując z propozycja zmian wobec swoich współpracowników?
• Czy jego poprzednie sukcesy lub porażki mogą skierować ludzi przeciwko niemu?

Przygotowując się do zmian należy pamiętać, że sukces w zmianach zależy od przygotowania zespołu „agentów zmian” i jego kompozycji, ale należy również brać pod uwagę inne czynniki, takie jak : czas potrzebny na realizację projektu związanego ze zmianami, zaangażowanie kadry wyższego szczebla oraz pracowników których zmiana dotyczy. Znaczący jest również poziom dodatkowego wysiłku, którzy muszą włożyć pracownicy objęci zmianami ponad, to co stanowi ich codzienne obowiązki. Trzeba pamiętać, że opór wobec zmian może pojawić się po ich wprowadzeniu nawet jeżeli wcześniej nie było takich symptomów. 

Zobacz także: ważne aspekty zarządzania zmianą