Business Case - jak podjąć decyzje o realizacji projektu
Menedżerowie korzystają z różnych narzędzi planowania i podejmowania decyzji. Kiedy określają cele i chcą rozwijać firmę posługują się Planem Strategicznym. Gdy podejmują decyzję o rozpoczęciu nowego biznesu tworzą Business Plan. Jeśli rozpoczynają nowe przedsięwzięcie typu Startup korzystają z Modelu Biznesowego. Kiedy stoją przed koniecznością podjęcia decyzji o rozpoczęciu nowego projektu opracowują Business Case.
Business Case, to narzędzie menedżerskie ułatwiające podjęcie decyzji o rozpoczęciu projektu lub inicjatywy. Business Case pozwala na porównanie opcji projektów oraz prezentację konsekwencji tych wyborów w kontekście jak najlepszego dopasowania do celów strategicznych firmy. Zawiera zestaw informacji wskazujących jak realizacja projektu wpłynie na organizację i co się stanie po wdrożeniu "produktów" projektu.
Dobrze przygotowany Business Case, to zbiór faktów - „dowodów” przekonujący do realizacji projektu. Uzasadnia korzyści z dokonania zmian wprowadzonych tym projektem.
Business Case umożliwia:
- Zaprezentowanie kluczowych wartości, które niesie ze sobą projekt
- Pokazanie powiązań pomiędzy projektem, a celami strategicznymi
- Określenie priorytetów w zakresie opisanych opcji i działań projektowych
- Stworzenie argumentacji dla pozyskanie środków na realizację projektu
Business Case opiera się na formacie informacji zapewniających:
- Czytelność i przejrzystość
- Możliwość dokonywania porównań
- Łatwe i zarazem kompleksowe zrozumienie idei
Opracowanie Business Case, to proces kreatywny i głęboko analityczny. Im głębsza analiza tym mniejsza niepewność związana z ryzykiem dotyczącym podjęcia inicjatywy.
Kroki do opracowania Business Case:
- Zidentyfikowanie problemu lub szansy, która pojawia się w otoczeniu organizacji.
- Zrozumienie problemu i zbadanie jego znaczenia dla organizacji.
- Określenie celów na które ma wpływ rozwiązanie.
- Poszukiwanie rozwiązań i nowych lub istniejących opcji.
- Ocena dopasowania strategicznego opcji rozwiązań.
- Zbieranie informacji dotyczących opcji umożliwiające dokonanie ich oceny.
- Analizowanie opcji pod kątem ich wpływu na cele strategiczne.
- Analiza wpływu projektu na interesariuszy (Key Stakeholders).
- Ocena ryzyka i dokonanie wyboru spośród opcji.
- Przygotowanie planu wdrożenia.
- Zakomunikowanie i prezentacja Business Case.
Business Case - jak zacząć
Pierwszy krok związany z identyfikacją problemu lub szansy powinien doprowadzić do dokładnego zidentyfikowania sytuacji i określenia jej wpływu na rozwój biznesu. Żeby dokonać takiej oceny należy poznać założenia strategiczne firmy, a w tym przede wszystkim jej cele.
W praktyce każdy z takich celów jest opatrzony wskaźnikiem (KPI). Wskaźnik odzwierciedla oczekiwany poziom realizacji celu, który osiągniemy dzięki dobrze dopasowanej do niego inicjatywie/projektowi. To ona umożliwi zamknięcie „luki pomiędzy tym co jest, a tym czego oczekujemy. Cel rozwojowy wymaga wsparcia w postaci dobrze dopasowanej inicjatywy. Dla przykładu jeśli cel jest związany ze skróceniem czasu określonego procesu z 1 godz. do 30 min., to właśnie projekt, który zrealizujemy umożliwi jego osiągnięcie. Taki projekt może być związany np. z wprowadzeniem nowych narzędzi IT, zmianą składu osobowego lub optymalizacją procesu. Każda z tych opcji niesie ze sobą określoną efektywność oraz ryzyko.
To Business Case da odpowiedź, które z nich jest najlepsze dla firmy. Proces poszukiwań i odkryć doprowadzi do wyodrębnienia propozycji, które na dalszych etapach będą wzbogacane oraz analizowane pod kątem ich atrakcyjności i wykonalności. Praca na tym etapie jest procesem kreatywnym wymagającym zasilenia informacyjnego, interdyscyplinarnej wiedzy i wyjścia poza określone ramy. Wymaga także odpowiednio określonych kryteriów wyboru. W trakcie pracy z Business Case pomysły ewoluują i stają bogatsze - a w wielu przypadkach zupełnie inne od pierwotnych propozycji.
Cechy dobrze opracowanego Business Case:
- Jasno i w zrozumiały sposób opisuje problem lub szansę.
- Zawiera obraz sytuacji oraz wynikających z niej problemów lub możliwości.
- Uwzględnia fakty w postaci liczb, wskaźników lub statystyk.
- Wyjaśnia, co uzyskamy dzięki inicjatywie/projektowi.
- Wyjaśnia, czego nie uzyskamy i co jest poza projektem.
- Określa na kogo i jaki wpływ będzie miał projekt.
- Uwzględnia oczekiwania osób będących pod wpływem projektu.
- Zawiera ramy czasowe realizacji projektu.
- Bierze pod uwagę konsultacje z kluczowymi interesariuszami.
- Uwzględnia ukierunkowanie strategiczne na poziomie celów.
- Umożliwia ocenę tego jak projekt wspiera cel lub cele strategiczne.
- Uwzględnia dostęp do zasobów niezbędnych do realizacji projektu.
- Uwzględnia dane z otoczenia dotyczące podobnych inicjatyw i trendów.
- Identyfikuje wszystkie dostępne rozwiązania.
- Zawiera powody odrzucające określone opcje.
- Przedstawione opcje są wystarczająco zróżnicowane.
- Zawiera zidentyfikowane ryzyka i ograniczenia dla każdej z opcji.
- Zawiera propozycje dotyczące redukowania ryzyk.
- Przedstawia korzyści i koszty w wymiarze finansowym.
- Zawiera analizę opcji związanej z utrzymaniem Status Quo.
Opracowując Business Case warto zadać pytanie „co się stanie, jeżeli nie podejmiemy żadnych działań?” – jakie będą konsekwencje takiego podejścia. Utrzymanie "Status Quo" jest opcją, którą także trzeba brać pod uwagę w planowaniu rozwoju.
