Xellect Logo 14

 

BLOG

Tomasz Krzemiński

WIEDZA I KNOW-HOW

  • BLOG
  • Business Case - jak podjąć decyzje o realizacji projektu

Business Case - jak podjąć decyzje o realizacji projektu

Menedżerowie korzystają z różnych narzędzi planowania i podejmowania decyzji. Kiedy określają cele i chcą rozwijać firmę posługują się Planem Strategicznym. Gdy podejmują decyzję o rozpoczęciu nowego biznesu tworzą Business Plan. Jeśli rozpoczynają nowe przedsięwzięcie typu Startup korzystają z Modelu Biznesowego. Kiedy stoją przed koniecznością podjęcia decyzji o  rozpoczęciu nowego projektu opracowują Business Case.

Business Case, to narzędzie menedżerskie ułatwiające podjęcie decyzji o rozpoczęciu projektu lub inicjatywy. Business Case pozwala na porównanie opcji projektów oraz prezentację konsekwencji tych wyborów w kontekście jak najlepszego dopasowania do celów strategicznych firmy. Zawiera zestaw informacji wskazujących jak realizacja projektu wpłynie na organizację i co się stanie po wdrożeniu "produktów" projektu. 

 


Dobrze przygotowany Business Case, to zbiór faktów -  „dowodów” przekonujący do realizacji projektu. Uzasadnia korzyści z dokonania zmian wprowadzonych tym projektem.


 

Business Case umożliwia:

  • Zaprezentowanie kluczowych wartości, które niesie ze sobą projekt
  • Pokazanie powiązań pomiędzy projektem, a celami strategicznymi
  • Określenie priorytetów w zakresie opisanych opcji i działań projektowych
  • Stworzenie argumentacji dla pozyskanie środków na realizację projektu

 

Business Case opiera się na formacie informacji zapewniających:

  • Czytelność i przejrzystość
  • Możliwość dokonywania porównań
  • Łatwe i zarazem kompleksowe zrozumienie idei

 


Opracowanie Business Case, to proces kreatywny i głęboko analityczny. Im głębsza analiza tym mniejsza niepewność związana z ryzykiem dotyczącym podjęcia inicjatywy.


 

Kroki do opracowania Business Case:

 

  1. Zidentyfikowanie problemu lub szansy, która pojawia się w otoczeniu organizacji.
  2. Zrozumienie problemu i zbadanie jego znaczenia dla organizacji.
  3. Określenie celów na które ma wpływ rozwiązanie.
  4. Poszukiwanie rozwiązań i nowych lub istniejących opcji.
  5. Ocena dopasowania strategicznego opcji rozwiązań.
  6. Zbieranie informacji dotyczących opcji umożliwiające dokonanie ich oceny.
  7. Analizowanie opcji pod kątem ich wpływu na cele strategiczne.
  8. Analiza wpływu projektu na interesariuszy (Key Stakeholders).
  9. Ocena ryzyka i dokonanie wyboru spośród opcji.
  10. Przygotowanie planu wdrożenia.
  11. Zakomunikowanie i prezentacja Business Case.

 

Business Case - jak zacząć

Pierwszy krok związany z identyfikacją problemu lub szansy powinien doprowadzić do dokładnego zidentyfikowania sytuacji i określenia jej wpływu na rozwój biznesu. Żeby dokonać takiej oceny należy poznać założenia strategiczne firmy, a w tym przede wszystkim jej cele.

W praktyce każdy z takich celów jest opatrzony wskaźnikiem (KPI). Wskaźnik odzwierciedla oczekiwany poziom realizacji celu, który osiągniemy dzięki dobrze dopasowanej do niego inicjatywie/projektowi. To ona umożliwi zamknięcie „luki pomiędzy tym co jest, a tym czego oczekujemy. Cel rozwojowy wymaga wsparcia w postaci dobrze dopasowanej inicjatywy. Dla przykładu jeśli cel jest związany ze skróceniem czasu określonego procesu z 1 godz. do 30 min., to właśnie projekt, który zrealizujemy umożliwi jego osiągnięcie. Taki projekt może być związany np. z wprowadzeniem nowych narzędzi IT, zmianą składu osobowego lub optymalizacją procesu. Każda z tych opcji niesie ze sobą określoną efektywność oraz ryzyko.

To Business Case da odpowiedź, które z nich jest najlepsze dla firmy. Proces poszukiwań i odkryć doprowadzi do wyodrębnienia propozycji, które na dalszych etapach będą wzbogacane oraz analizowane pod kątem ich atrakcyjności i wykonalności. Praca na tym etapie jest procesem kreatywnym wymagającym zasilenia informacyjnego, interdyscyplinarnej wiedzy i wyjścia poza określone ramy. Wymaga także odpowiednio określonych kryteriów wyboru. W trakcie pracy z Business Case pomysły ewoluują i stają bogatsze - a w wielu przypadkach zupełnie inne od pierwotnych propozycji. 

Cechy dobrze opracowanego Business Case:

  • Jasno i w zrozumiały sposób opisuje problem lub szansę.
  • Zawiera obraz sytuacji oraz wynikających z niej problemów lub możliwości.
  • Uwzględnia fakty w postaci liczb, wskaźników lub statystyk.
  • Wyjaśnia, co uzyskamy dzięki inicjatywie/projektowi.
  • Wyjaśnia, czego nie uzyskamy i co jest poza projektem.
  • Określa na kogo i jaki wpływ będzie miał projekt.
  • Uwzględnia oczekiwania osób będących pod wpływem projektu.
  • Zawiera ramy czasowe realizacji projektu.
  • Bierze pod uwagę konsultacje z kluczowymi interesariuszami.
  • Uwzględnia ukierunkowanie strategiczne na poziomie celów.
  • Umożliwia ocenę tego jak projekt wspiera cel lub cele strategiczne.
  • Uwzględnia dostęp do zasobów niezbędnych do realizacji projektu.
  • Uwzględnia dane z otoczenia dotyczące podobnych inicjatyw i trendów.
  • Identyfikuje wszystkie dostępne rozwiązania.
  • Zawiera powody odrzucające określone opcje.
  • Przedstawione opcje są wystarczająco zróżnicowane.
  • Zawiera zidentyfikowane ryzyka i ograniczenia dla każdej z opcji.
  • Zawiera propozycje dotyczące redukowania ryzyk.
  • Przedstawia korzyści i koszty w wymiarze finansowym.
  • Zawiera analizę opcji związanej z utrzymaniem Status Quo.

Opracowując Business Case warto zadać pytanie „co się stanie, jeżeli nie podejmiemy żadnych działań?” – jakie będą konsekwencje takiego podejścia. Utrzymanie "Status Quo" jest opcją, którą także trzeba brać pod uwagę w planowaniu rozwoju.  

 

 


 


 


 

eBook | projektowanie strategii

eBook Extremalne projektowanie strategii

eBook | stragiler & flying squads

FlyingSquads

eBook | projektowanie celów

xellect projektowanie celów