Trzy poziomy "PO CO" w OKR
Jedną z istotnych cech OKR jest to, że zawierają odpowiedź na pytanie „PO CO”. Firmy, menedżerowie i zespoły podejmujące określone wysiłki chcą znać sens tych wysiłków. Poczucie sensu w działaniu jest jednym z największych motywatorów. Bez poczucia sensu działania nasza motywacja spada. Odpowiedź na pytanie „PO CO” jest niezbędną do pokazania tego sensu.
Dalej o tym jak posługiwać się owym „PO CO” stosując metodę OKR.
OKR jako zestaw
OKR stanowi zestaw dwóch elementów, czyli celu (Objective) i mierzących postępy w jego realizacji kluczowych rezultatów (Key Results). W zasadzie nie można mówić o OKR jeśli te dwa elementy nie są ze sobą powiązane i nie występują jednocześnie. Powiązanie nie jest przypadkowe ponieważ każdy z tych elementów spełnia określoną funkcję.
Cel zawiera odpowiedź na pytanie „PO CO” zmierzać w określonym kierunku, tak jak kluczowe rezultaty odpowiadają na pytanie „CO” osiągnąć.
Funkcją celu w OKR jest wskazanie kierunku rozwoju. Pomaga to w zintegrowaniu myślenia i działania w różnych obszarach organizacji. Cel ma charakter jakościowy, jest formułowany ogólnie i nie zawiera liczb. Wyraża określone intencje rozwoju stanowiące podstawę do odpowiedzi na pytanie „PO CO”. Intencje rozwoju są wyrażone takimi słowami jak: wzmocnić, rozwinąć, poprawić, udoskonalić etc. Od takich słów zaczyna się treść sformułowanego celu. Oznacza to, że cele nakładamy na obszary, które wymagają lub mają potencjał do rozwoju - wymagają rozwiązania problemu lub realizacji pomysłu (pain/gain)
Odpowiedź „PO CO” zawarta w celu odzwierciedla powód jego postawienia. Nie warto stawać celów tam, gdzie nie ma określonego powodu. W każdym przypadku menedżer określający cel (Objective) powinien potrafić wyjaśnić powód, dla którego go postawił. Innymi słowy odpowiedzieć na pytanie „PO CO” podążać w określonym kierunku. Dzięki temu zyskuje możliwość dobrego ukierunkowania swojego zespołu i pokazania sensu podejmowanych wysiłków.
Zawarta w celu odpowiedź na pytanie „PO CO” wymaga wcześniejszej analizy i dokonania wglądu w sytuację. Analiza pomoże w określeniu intencji rozwoju dotyczących obszaru w którym chcemy postawić cel. Porównanie stanu docelowego i obecnego w określonym obszarze, doprowadzi do wykazania czy w warto postawić taki cel. Jeśli okaże się że „to co jest teraz”, nie jest równe temu „co powinno lub może być” w przyszłości – innymi słowy stan obecny nie odpowiada oczekiwaniom - wówczas istnieje uzasadnienie nałożenia celu na ten obszar.
Dla porządku i podkreślenia różnicy - kluczowe rezultaty (Key Results), to bardzo konkretny element OKR. W przeciwieństwie do celów, kluczowe rezultaty są opatrzone mierzalnymi targetami liczbowymi. Kluczowe rezultaty odpowiadają na pytanie „CO” należy osiągną - co mierzyć, aby ocenić czy zbliżamy się do powiązanego z nimi celu.
Oto dlaczego trzeba bardzo precyzyjnie odróżniać i określać te dwa elementy OKR. Mają różne funkcje, sposoby tworzenia i różne zadania związane z planowaniem. Nie można ich nazywać zamiennie i mieszać pojęć, ponieważ stanie się to barierą w procesie prawidłowego wdrażania i stosowania metody.
Trzy poziomy „PO CO”
Określanie celów w OKR, zawierających odpowiedź „PO CO” podążać w określonym kierunku jest realizowane na trzech poziomach organizacji.
Pierwszy (1) poziom, to poziom strategiczny całej organizacji (Corporate Level). Drugi (2) poziom dotyczy procesów (strumieni wartości). Cele zawierające odpowiedź „PO CO” w tych obszarach odnoszą się do ich specyfiki, do tego w jaki sposób funkcjonują i jakie tworzą wartości. Trzeci (3) dotyczy poziomu operacyjnego, czyli tych części strumieni wartości w których są realizowane określone działania i projekty. Odpowiedź na pytanie „PO CO” na tym poziomie ma najbardziej praktyczny charakter uzasadniając potrzebę tworzenia i poszukiwania nowych rozwiązań.
Poza tym, że cel i zawarta w nim odpowiedź na pytanie „PO CO” pokazuje kierunki rozwoju, ma także inna rolę. Odpowiedź na pytanie „PO CO” ma charakter integrujący. Pozwala na ukierunkowanie myślenia i działania organizacji na wszystkich szczeblach. Co ciekawe, mechanizm powiązań i integracji celów pomiędzy poziomami działa tak, że cel zawierający odpowiedź na pytanie „PO CO” na szczeblu niższym, odpowiada na pytanie „JAK”, dotyczące realizacji celu na szczeblu wyższym. Mechanizm jest opisany w przykładzie w dalszej części artykułu.
„PO CO” – jak uzyskać tą odpowiedź - przykłady
CORPORATE LEVEL (Ecosystem)
Cele określane na szczeblu CORPORATE stanowią filary strategii. Kompozycja celów i kluczowych rezultatów złożona w OKRy dla firmy, określa globalne priorytety i kierunki rozwoju. Akcentuje strategiczne obszary w modelu biznesowym i oczekiwania dotyczące strumieni finansowych odzwierciedlając oczekiwania związane z tworzeniem wartości dla Stakeholders. Określenie tego typu celów zawierających odpowiedź na pytanie „PO CO” podążać w określnym kierunku jest funkcją zarządów i menedżerów najwyższego szczebla. Na tym szczeblu wyłaniają się najważniejsze dla organizacji tematy strategiczne będące podstawą do dystrybucji OKR na szczebel procesów (Value Streams).
PROCESS LEVEL (Value Streams)
Druga odpowiedź na pytanie „PO CO” dotyczy procesów (strumieni wartości). Odpowiedź na pytanie „PO CO” na tym szczeblu opiera się o perspektywę oczekiwań organizacji – czyli wyżej określonego celu – oraz potrzeby tego obszaru. Cele określone na tym szczeblu inspirują do poszukiwania rozwiązań i wzmacniania tych obszarów w strumieniach wartości, które będą miały największy wpływ na zadowolenie klientów i uzyskanie określonych efektów biznesowych. Odpowiedź na pytanie „PO CO” na poziomie procesów jest niezbędna do integracji działań pomiędzy współpracującymi obszarami (operacyjne i rozwojowe strumienie wartości). Ułatwia określenie wzajemnych oczekiwań i podjęcia właściwych inicjatyw w obszarach operacyjnych i wspierających (HR, IT). Cel i odpowiedź na pytanie „PO CO” określona na tym szczeblu zawiera oczekiwania i intencje dotyczące rozwoju danego strumienia wartości. Cele i „PO CO” na tym szczeblu pozwala zrozumieć jakich rozwiązań poszukiwać oraz jakie „luki” pomiędzy tym „co jest obecnie” , a tym „co powinno być" takie rozwiązanie powinno sensownie i trwale wypełnić.
OPERATIONAL LEVEL (Teams)
Odpowiedź na pytanie „PO CO” i określony na szczeblu operacyjnym cel, mają najbardziej praktyczny wymiar. To na tym szczeblu operacjonalizuje się strategię. To tutaj tworzy się rozwiązania wpływające na możliwość realizacji celów. Odpowiedź na pytanie „PO CO” zawarta w celu, na tym na tym szczeblu ma kluczowe znaczenie w poszukiwaniu i wdrażaniu wspierających realizację tych celów rozwiązań. Zespoły odpowiedzialne za rozwój - dzięki „PO CO” mogą zrozumieć, czemu te rozwiązania powinny służyć. Tworzenie rozwiązań w oparciu o odpowiedź na pytanie „PO CO” zawarta w celu (Objective) nabiera sensu, a energia zespołów jest właściwie ukierunkowana.
Jak widać z powyższych przykładów właściwe określanie i posługiwanie się celami (Objectives” w metodologii OKR ma znaczenie. To dzięki zawartej w celach odpowiedzi na pytanie „PO CO” można zintegrować działania zarówno w pionie jak i w poziomie. Można wyjaśnić i nadać sens podejmowanym wysiłkom. Cele i poszukiwanie odpowiedzi na pytanie „PO CO” buduje zasady transparentności i otwiera ścieżki do współtworzenia celów. Odgrywa znaczącą role w komunikacji i budowaniu zaangażowania. Ułatwia tzw. Alignment, czyli świadome uzgadnianie i wiązanie celów w pionie i w poziomie organizacji.
Ścieżka tych powiązań z dołu do góry może wyglądać następująco:
Po co tworzyć określony produkt/rozwiązanie????
Po to, aby - Cel: Ułatwić onboarding nowych klientów
Po co ułatwiać onboarding nowych klientów????
Po to, aby – Cel: Przyspieszyć pozyskiwanie klientów w kanale Digital
Po co przyspieszać pozyskiwanie klientów w kanale Digital???
Po to, aby – Cel: Wzmocnić efektywność sprzedaży w kanale Digital dla produktu X
Po co, wzmacniać efektywność sprzedaży w kanale Digital dla produktu X???
Po to, aby – Cel: Wzmocnić pozycje rynkową firmy w kanale Digital
Dzięki integracji celów i zawartych w nich odpowiedzi na pytanie „PO CO”, firma uzyskuje powiązania przyczynowo-skutkowe pomiędzy celami danego tematu strategicznego, określonymi w perspektywie finansowej, klientów, procesów i rozwoju (BSC).
Jak widać z powyższego przykładu właściwe wykorzystanie funkcji celów i zawartej w nich odpowiedzi na pytanie „PO CO” jest kluczowe w prawidłowym stosowaniu metody OKR. To ważne, ponieważ firmy, ze skłonnością do nazywania celem tego, co tym celem w OKR nie jest, będą miały trudność zarówno we wdrożeniu metody jak i wykorzystaniu jej potencjału.
Tags: #okr, #strategicworkflow
