Warsztaty strategiczne - jak wybrać doradcę
Menedżerowie podejmują decyzje o uczestnictwie w szkoleniach i programach rozwojowych popierając ją silnym przekonaniem związanym z uzyskaniem widocznych efektów. Oczekują konkretów odnoszących się do ich rzeczywistości biznesowej rozpatrywanych jako inwestycja. Stąd, aby zweryfikować prawdopodobieństwo otrzymania od dostawcy oczekiwanego „produktu” należy opierać się na bardzo praktycznych kryteriach. Ważna jest forma samego programu szkolenia, jego zawartość, stosowane narzędzia i metodologia, lecz należy również pamiętać, że powinien się on zakończyć stworzeniem skonkretyzowanego planu umożliwiającego wdrożenie.
Bez tego elementu praca ze strategią może okazać się jedynie przyjemną formą spędzenia czasu.
Odnosząc się do praktycznego wymiaru warsztatów należy upewnić się, czy metodologia dostawcy zapewnia dodatkowe wsparcie konsultacyjne przy budowaniu takiego planu. Należy uzgodnić jaki jest zakres tego wkładu konsultacyjnego - doświadczenia, przykłady, rozwiązania. Istotny jest również poziom zaangażowania konsultanta w weryfikację i zapisanie planu w formie oczekiwanej przez uczestników. Jest to szczególnie ważne kiedy oczekiwania uczestników są związane z szybkim stworzeniem konkretnego dokumentu, którym będą posługiwać się w codziennej pracy. Odkładanie tego na później, grozi zaniechaniem działań. Uczestnicy warsztatów mają przecież dużo codziennych obowiązków i powrót do wypracowanych koncepcji może być trudny, dlatego ważne jest wsparcie konsultanta w tym zakresie podczas warsztatów.
Oczywiście to nie wszystko - dalsze inspiracje do zweryfikowania dostawcy warsztatów strategicznych są zawarte w poniższych pytaniach, które można wykorzystać do przygotowywania i przeprowadzania wywiadu i podjecia wspólpracy z właściwa osoba lub firmą.
1. Czy warsztaty strategiczne pomogą w zidentyfikowaniu istniejących problemów i luk strategicznych w firmie?
Warsztaty strategiczne powinny zapewnić możliwość precyzyjnego zidentyfikowania i opisania luk oraz problemów w działaniu całej firmy oraz jej poszczególnych obszarów funkcjonalnych. Powinny pomóc w uzyskaniu zrozumienia dlaczego rozwiązanie określonego problemu jest ważne dla firmy. Jakie zmiany są potrzebne oraz jakie ryzyka i bariery mogą się pojawić na drodze do rozwiązania problemów i wypełnienia zidentyfikowanych luk. Jeżeli firma otwarcie nie mówi o istniejących zagrożeniach i problemach, pozbawia się szansy ich skorygowania.
2.Czy dostawca posiada metodologie inspirującą uczestników do stworzenia wizji działania i zidentyfikowania szans na rozwój?
Warsztaty strategiczne powinny przebiegać w atmosferze sprzyjającej myśleniu strategicznemu. Muszą zainspirować uczestników do projektowania wizji przyszłości, identyfikowania istotnych trendów oraz związków przyczynowo skutkowych mogących mieć wpływ na dalsze losy firmy. W myśleniu strategicznym ważna jest wyobraźnia, umiejętność przewidywania i wizualizacji powstałych koncepcji. Stworzenie warunków do jego wykorzystywania wpłynie na tworzenie innowacyjnych rozwiązań i zaangażowanie się w proces zmian.
3.Czy warsztaty strategiczne umożliwią precyzyjne określenie i zapisanie celów w różnych perspektywach działania firmy ?
Warsztaty strategiczne są miejscem do określenia i zapisania celów. Cele są najważniejszym elementem w przemyślanym prowadzeniu biznesu. To właśnie cele określają jakich rezultatów oczekujemy podejmując działania związane z rozwiązywaniem problemów. Wyznaczenie celów określa zakres koniecznych działań i pozwala wyznaczyć priorytety. Warsztaty powinny zapewnić zarówno precyzyjne zapisanie celów jak również ich graficzną prezentacje na mapie celów, tak aby w zrozumiały sposób można było podzielić odpowiedzialność za ich realizację.
4.Czy warsztaty ukierunkują uczestników w realizacji celów i czy dostarczą metod i narzędzi pozwalającym uczestników dobrze ukierunkować swoje zespoły ?
Warsztaty strategiczne muszą zbudować świadomość indywidualnej odpowiedzialności za realizację strategii. Muszą zawierać narzędzia i metody pozwalające dobrze ukierunkować osoby na wszystkich szczeblach organizacji. Osoby zaangażowane w osiąganie celów chcą wiedzieć czego się od nich oczekuje i na co mają spożytkować energię. Dobrze ukierunkowana organizacja „pcha” w jednym kierunku współpracując przy realizacji zaakceptowanych celów. Ukierunkowana organizacja wie co ma osiągnąć i dlaczego.
5.Czy warsztaty obejmują przygotowanie procesu kaskadowania celów na niższe szczeble organizacji ?
Warsztaty strategiczne powinny przygotować uczestników do kaskadowania celów. Kaskadowanie celów opiera się na procesie komunikowania ich na niższych poziomach organizacji. Proces ten powinien być zrealizowany w taki sposób, aby zapewnić zrozumienie i przetransformowanie tych celów w zgodzie do zasad funkcjonowania każdego z obszarów. Dzięki temu procesowi menedżerowie mają możliwość określenia konkretnych miar i wskaźników niezbędnych w ocenie realizacji celów. Staranne przygotowanie tego procesu wpłynie w przyszłości na efektywność zarządzania wspierając proces motywowania i oceny pracowników.
6.Czy podczas warsztatów możliwe będzie zaplanowane działań i inicjatyw związanych z realizacją celów ?
Warsztaty strategiczne są miejscem do określenia i opisania inicjatyw strategicznych. Realizacja celów opiera się o konkretne działania wynikające z opisanych inicjatyw strategicznych. Rozpoczęcie jakichkolwiek działań jest poprzedzone zbudowaniem tzw. Business Case - skondensowanych opisów działań, które uzasadniają wartość określonego rozwiązania, jego przydatność, łatwość realizacji zwrot z inwestycji i korzyści dla organizacji. Przygotowanie Business Case wiąże się z określeniem priorytetów oraz poszukiwaniem sposobów na ominiecie barier pojawiających się na drodze do realizacji celów. Opis inicjatyw strategicznych oraz skonkretyzowanie działań w aspekcie ekonomicznym doprowadzi organizacje do zaplanowanych celów.
7.Czy warsztaty strategiczne zakończą się stworzeniem i zapisaniem konkretnych planów zawierających cele i odpowiedzialność za ich realizację?
Warsztaty strategiczne muszą się zakończyć uzyskaniem porozumienia i zapisaniem skonkretyzowanego planu strategicznego na poziomie organizacji i jednostek organizacyjnych. Plan powinien obejmować perspektywę działania w przedziale 1-3 lat. Plan musi precyzować zakres odpowiedzialności za realizacje konkretnych celów w perspektywie finansowej, perspektywie wartości tworzonych dla klientów, perspektywie procesów wewnętrznych oraz perspektywie rozwoju dotyczącej budowania kluczowych kompetencji . Bez tego kluczowego elementu, którym jest zapisany plan, praca z koncepcją strategiczną może pozostać jedynie w sferze „pobożnych życzeń”.
8.Czy na warsztatach strategicznych powstanie projekt systemu zarządzania wspierającego realizację strategii w oparciu o skonkretyzowane miary i wskaźniki?
Warsztaty strategiczne muszą obejmować elementy systemu zarządzania realizacją strategii. Przy wsparciu konsultanta uczestnicy powinni zaprojektować system pomiaru oraz monitorowania strategii. Przygotowanie systemu raportowania w oparciu o zaakceptowany przez wszystkich system miar i wskaźników (KPI) ujęty w czytelnym systemie raportowania umożliwi ocenę postępów w realizacji celów. Pozwoli precyzyjnie kontrolować, dokumentować i mierzyć wysiłki dostarczając informacji do podejmowania decyzji.
„To co nie jest zaplanowane nie może być kontrolowane – jeżeli nie można czegoś kontrolować, nie można tego mierzyć – jeżeli nie można czegoś zmierzyć, nie można tym zarządzać.”
System zarządzania to narzędzie, które porządkuje i nadaje cykliczność działaniom menedżerów, przyzwyczaja zespoły do konsekwentnego monitorowania i weryfikowania osiąganych rezultatów, uczy rozliczania się z podejmowanych działań i konstruktywnego wyciągania wniosków w kontekście strategicznym.
Warsztaty strategiczne odnoszą się do procesu planowania, a w tym przede wszystkim wyznaczania celów. Zawierają elementy związane z określaniem priorytetów oraz podziałem odpowiedzialności. Wymagają od uczestników określonych deklaracji i zaangażowania, ale również zdroworozsądkowego podejścia w realnym stawianiu poprzeczki.
Ważne jest, aby w finale ich uczestnicy uzyskali konsensus, dotyczący wyznaczonych celów i na tej podstawie przystąpili do planowania, a następnie zorganizowanego działania. Dobrze przygotowany program warsztatów daje możliwość zbudowania nowoczesnego narzędzie zarządzania dopasowanego zarówno do potrzeb korporacji jak również małych i średnich firm pozostając w kulturze firmy jako cenny know-how.
Warsztaty strategiczne są szansą do wykorzystania potencjału intelektualnego oraz doświadczenia uczestników. Dlatego powinny zapewnić możliwość współuczestnictwa lidera i jego zespołu. Mogą się odbywać na najwyższym poziomie organizacji stanowiąc podstawę do ukierunkowania niższych szczebli. Mogą być z powodzeniem inicjowane na niższych szczeblach organizacji motywując do samodzielnego planowania w zakresie pionów, działów, oddziałów, departamentów (podejście bottom-to-up)
W programie dobrze przygotowanych warsztatów uczestnicy odnajdą takie zagadnienia merytoryczne jak planowanie strategiczne, myślenie strategiczne, zarządzanie przez cele, system Performance Management i KPI. Istotnym elementem sposobu ich realizacji są narzędzia zapewniające wizualizację opisywanych koncepcji i celów i szybkie przeniesienie planów do praktyki codziennego biznesu. Planowanie i wyznaczanie celów, to tzw. „twarda” części działania organizacji, bez której rzeczy się nie dzieją. Wymaga konsekwencji i zdyscyplinowania w działaniu, ale jednocześnie przyczynia się do osiąganiu konkretnych wyników.
SZKOLENIA |Warsztaty strategiczne
