Jak zaangażować zespół w realizację celów

Napisane przez Tomasz Krzemiński.

Jeżeli zdecydujesz się na wykorzystanie wszystkich atutów oferowanych przez system zarządzania przez cele, wcześniej czy później jako lider staniesz przed koniecznością zaangażowania zespołu w ten proces. Jest to kluczowy moment dla powodzenia twoich działań szczególnie od strony uzyskania akceptacji zespołu i dobrego ukierunkowania jego pracy. Bez tej akceptacji trudno ci będzie zrealizować nawet najlepsze plany.

Jak przygotować się do zaangażowania zespołu: 

• Zorganizuj spotkanie z zespołem.
• Zaproś te osoby, które twoim zdaniem powinny być zaangażowane w wyznaczanie celów.
• Podczas spotkania wyjaśnij istotę systemu zarządzania przez cele.
• Uświadom znaczenie dobrego powiązania celów indywidualnych z celami zespołu i organizacji.
• Przedstaw korzyści wynikające ze zgodnych celów zespołowych i celów organizacyjnych.
• Zachęć zespół do dyskusji i wypowiedzi.
• Zapytaj członków zespołu, co sądzą o przedstawionych korzyściach.
• Jak wygląda teraz ich sytuacja dotycząca planowania i realizacji celów?
• Gdzie widzą obawy zaangażowania się w proces planowania?
• Omów cele organizacji. Jeżeli zespół jest częścią większej jednostki przedstaw również jej cele.
• Zaangażuj zespół w wyznaczanie celów:

Rozdaj każdej osobie kartki, na których będą mogli zapisać swoje propozycje celów. Poproś zespół, aby pomyślał o celach nadrzędnych i zapisał, co powinien osiągnąć w ciągu kolejnych miesięcy, aby zrealizować te cele. Umieść wszystkie propozycje w widocznym miejscu i wspólnie z zespołem wybierz 3-5 najważniejszych. Uzupełnij cele, jeżeli pojawią się nowe propozycje, pogrupuj podobne. Pozwól, aby zespół doszedł do porozumienia, co do czasu, w jakim osiągnie cele. Jeżeli będziesz musiał zredukować listę celów, poproś zespół o określenie priorytetów. Jednym ze sposobów jest zapytanie każdej z osób o 3-5 najważniejszych celów.

• Zweryfikuj określone cele zgodnie z zasadą S.M.A.R.T.
• W razie potrzeby wprowadź korekty do określonych celów.
• Upewnij się czy ich ostateczna wersja jest zrozumiała dla wszystkich i akceptowana.

Oceń jakość ukierunkowania pod kątem wyznaczonych przez zespół celów – sprawdź czy cele określone przez zespół są zgodne z celem jednostki i organizacji. Możesz wykorzystać trójstopniową skalę:

• (1) doskonałe dopasowanie – określony cel wyraźnie wspiera cele jednostki i organizacji.
• (2) pewne dopasowanie – cel w pewnym stopniu wspiera cele organizacji i jednostki.
• (3) brak dopasowania – cel nie jest zgodny z celem organizacji i jednostki.

Przedyskutuj z zespołem przyczyny decydujące o takim poziomie oceny.

• Zbierz dodatkowe pomysły i propozycje, a następnie skoryguj cele.
• Zaakceptuj ostateczną wersję celów.

Opierając się na powyższym przykładzie możesz opracować szczegółowy scenariusz spotkania z zespołem. Taki scenariusz już na wstępie pozwoli ci uzyskać skuteczność w działaniach związanych z budowaniem i wdrażaniem zasad zarządzania przez cele. Będzie też doskonałą podstawa do zbudowania Twojego autorytetu jako lidera.