System zarządzania

Napisane przez Tomasz Krzemiński.

Tylko trzy rzeczy dzieją się w organizacjach bez niczyjej pomocy: konflikty, zamieszanie, brak rezultatów. Reszta wymaga zarządzania. (Peter Drucker).

Przewaga strategiczna

Planowanie działalności to jeden z obszarów decydujących o zdolności do budowania przewagi strategicznej firm. Wiele firm o tym zapomina, szczególnie wówczas kiedy nie poczuły jeszcze smaku kryzysu. Łatwo jest płynąć po głębokiej i spokojnej wodzie, lecz sytuacja zmienia się, gdy stan wody znacząco się obniża, a statek zaczyna „szorować” po dnie. Dobrze przygotowane plany i cele odzwierciedlają intencje rozwoju. Umożliwiają świadome podejście do zarządzania, ułatwiają komunikację i współpracę. Natomiast system zarządzania stanowi aspekt operacyjny. Cele i plany nie staną się rzeczywistością bez umiejętnego zarządzania. 

Konsekwencje

Bez systemu zarządzania, planowanie staje się źródłem frustracji ponieważ firma nie ma zdolności do skutecznego przełożenia planów na działania. Stąd w kulturę wielu firm wkrada się unikanie planowania – nikt nie dostrzega sensu tego wysiłku.Działanie bez systemowego podejścia do planowania i zarządzania ma dotkliwe konsekwencje. Na pierwszym miejscu znajduje się niewłaściwie przygotowana strategia lub jej brak. W następnej kolejności paraliżująca nadmiarowość pomysłów i celów. Mnogość inicjatyw powodująca brak przestrzeni do działania. Niedopracowane plany akcji i brak wskaźników do pomiaru postępów. W konsekwencji menedżerowie nie są w stanie wskazać działań, które w ostatnim kwartale przyniosły największe efekty. Nie wiedzą na czym koncentrować się każdego dnia. Nie są świadomi kogo i jak wspierać w rozwiązywaniu problemów. W wielu firmach nie obserwuje się i nie aktualizuje nawet jednego wskaźnika, który odzwierciedla postępy w pracy zespołu.

Gra zespołowa

Planowanie i realizacja celów to gra zespołowa. W sytuacjach kiedy każdy członek zespołu chce iść we własnym kierunku i robi to przy tym na swój sposób na drodze do współpracy rodzą się bariery. Brak uzgodnionego i zaakceptowanego standardu, zasad i ukierunkowania jest najczęstszym powodem braku efektywności w działaniu. Niestety wiele zespołów nie może przejść nawet przez etap uzgadniania kolorów „koszulek”. W przypadku zarządzania - bez tych uzgodnień i porozumienia zespół nie będzie skuteczny ani w planowaniu, ani w realizacji celów. To sytuacja typowa dla pracy zespołów międzyfunkcjonalnych.

Koncepcja systemu

Różnorodność opinii i przekonań jest wyzwaniem, gdy wymaga uzgodnienia i zaakceptowania wspólnych zasad. Ale brak pozytywnego nastawienia do „nowego” nie wynika tylko i wyłącznie z tego, że ktoś musi się podporządkować wspólnym regułom. Częstym powodem takiej sytuacji jest po prostu brak propozycji tego JAK mają wyglądać te reguły. Dbałość o wizję i dobre ukierunkowanie daje szansę na pozostawienie w firmie większej swobody decyzyjnej budującej zaangażowanie. Jednak należy uważać, ponieważ nadmierna swoboda bez ukierunkowania zespołów stworzy chaos. Ludzie muszą rozumieć jakich pomysłów poszukiwać i dlaczego. Niedbałość w ukierunkowaniu i wyjaśnieniu sensu działania naraża menedżerów na ścisłą i wyczerpującą kontrolę. Dobrze przygotowany system zarządzania w naturalny sposób zapewnia dobre ukierunkowanie, a tym samym warunki do zdrowego delegowania i swobodnego zaangażowania w planowanie i realizację celów. Umożliwia także sensowną kontrolę, która nie jest sprowadzona tylko i wyłącznie do porównywania i oceniania liczb.

Czy to obowiązek?

Z punktu widzenia klientów system zarządzania firmy nie stanowi istotnej wartości. W związku z tym kontrproduktywne wydaje się poświęcanie zbyt dużej ilości czasu na doskonalenie lub ustanawianie takiego systemu. Oczywiście system jest potrzebny bo bez niego może być trudniej dostarczać tych wartości których oczekują klienci. Jednak jego wdrożenie musi być szybkie i skuteczne, tak aby niepotrzebnie nie odciągać ludzi od tego, co najistotniejsze w ich pracy. Pracownicy mają poczucie, że doskonalenie organizacji nie leży w zakresie ich codziennych obowiązków i często wykracza poza ich kompetencje. Dlatego chcą się skoncentrować na tym do czego zostali zatrudnieni. To jeden z kluczowych powodów utrudniających wprowadzanie zmian – dodatkowa praca. Dobry system zarządzania to element kultury firmy, który sprawia że jest ona przyjazna dla pracowników. Z drugiej strony chaos decyzyjny, brak jasno określonych zadań i celów to powody (często pozorne) dla których pracownicy opuszczają firmy. Prawdziwym powodem okazuje się nadmierne angażowanie ich w budowanie rozwiązań poza ich zakresem obowiązków.

Wdrożenie systemu

System zarządzania wymaga wdrożenia. To nie tylko wiedza jak powinno być. To podstawa, lecz wdrożenie wymaga także innych elementów decydujących o sukcesie: koordynacji, testowania, doboru odpowiednich narzędzi, uczenia się i wsparcia. Wymaga także eksperckiej wiedzy, która pozwoli dopasować system do możliwości organizacji. Szkolenia i coaching to za mało!

Wdrożenie systemu zarządzania to uzasadniony cel strategiczny dla wielu firm. Ale to, że jest strategiczny nie oznacza, że aby go osiągnąć trzeba poświęcić na to długie lata. Można go zrealizować szybko, lecz tak aby pozytywne konsekwencje wdrożenia miały charakter długoterminowy – czyli strategiczny. Wdrożenie systemu zarządzania, jak i każda inna zmiana związana z doskonaleniem firmy wymaga projektu. Taki projekt to inwestycja, nie koszt. Choć niestety tak na to patrzy wielu menedżerów. Pozostawiają projekty bez opieki i bez wsparcia, powierzając je przy tym osobom, które nie są przygotowane do ich prowadzenia.

System zarządzania

Model systemu zarządzania jest relatywnie prosty. Opiera się na czterech kluczowych elementach wymagających uzgodnienia i dopasowania do specyfiki i możliwości firmy. Należą do nich:

1. Wyznaczanie celów
2. Przygotowywanie planów prowadzących do realizacji celów
3. Przenoszenie planów na działania i podział odpowiedzialności za realizację
4. Monitoring i kontrola

Te cztery elementy, to powinności menedżerskie realizowane na poziomie strategicznym i operacyjnym w uzgodnionym cyklu. Wymagają otwartej komunikacji i konstruktywnej informacji zwrotnej. Stanowią fundamenty systemu zarządzania i zapewniają tzw. „flow” pochodzący z utrwalonych nawyków systemowej pracy menedżerów i ich zespołów.

Bez systemu zarządzania trudno jest wprowadzić firmę na wyższy poziom rozwoju. To sytuacja wielu firm, które do tej pory radziły sobie z małym zespołem i niewielkim rynkiem.

Rozwinęły się do poziomu generującego większe przychody, ale też większą ilość problemów i wymagań pochodzących od klientów. 

Bez systemu zarządzania można okreslać cele, ale o wiele trudniej będzie je zrealizować.